Rabu, 19 Maret 2014
A. Tujuan
Filing System
Filing system adalah suatu
rangkaian kerjasama secara teratur yang dapat disajikan pedoman untuk menyimpan
arsip sehingga saat diperlukan arsip.
Tujuan dari kegiatan
filing system adalah :
1. Menghemat
waktu
2. Menghemat
tenaga
3. Menghemat
tempat
B. Keuntungan filing system yang baik
Keuntungan
pengunaan sistem penyimpanan dan penemuan arsip (FILING SYSTEM) yang baik
sebagai berikut :
1.
Surat menyurat dapat disenggarakan dengan sistematis kearah penciptaan episien
kerja
2.
Melegkapi bukti apabila timbul kasus
yang menyasikan
3.
Memberikan keterangan yang membuktikan
4.
Arsip-arsip dapat memberitaukan
kegiatan-kegiatan yang bersaing
5.
Bahan-bahan yang berhubungan dengan
keputusan
6.
Yang dapat selalu membantu perumusan
kebijaksanaan dimasa yang akan datang
7. Pengambilan
keputusan yang dapat didasarkan atas system kearsipan yang baik
C. Ciri-ciri Filing yang baik
Suatu sistem kearsipan dikatakan baik
apabila memenuhi beberapa ciri diantaranya :
1. Tidak
memakan tempat
2. Mudah
dicapai
3. Sederhana
4. Ekonomis
5. Sistem
yang dipakai harus disesuaikan dengan tujuan
6. Tujuan
kearsipan
7. Feksibel
dan mudah menyesuaikan
8. Mudah
dilaksanakan
9. Klasifikasi
10. Lembaran
penunjuk silang
11. Retasi
12. Out
slip
D. Alat dan bahan kearsipan
Jenis
perlengkapan beraneka ragam ada yang terbuat dari kantor,kayu,aluminium,besi,baji,Plastik.
jenis-jenis
perlengkapan kersipan adalah sebagai berikut :
1. Filing
Eabinet (lemari arsip)
Filing
eabinet adalah alat yang digunakan untuk menyimpan warkat/arsip benuk
lemariyang terbuat dari kayu atau baja yang tahan api.lemari arsip terbentuk
terdiri dari atas 3,4,5 atau bahkan sampai 10 laci.
2. Folder
(Map Arsip)
Forder
adalah map yang berupa lipatan karton atau bahan lainya yang memakai kawat
penjepit.ada beberapah jenis map yaitu:
a.
Stop map falio
b.
Snelhecter map
c.
Map gantung
d.
Brief odner
3. Guide
card (Tanda batas /sekat penunjuk)
Guide
card adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal dengan demikina
guide berpungsi sebagai berikut :
a.
Penunjuk untuk mudah memindahkan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip
b.
Pembatas antara folder suatu dengan
folder yang lain
c.
Penyangga folder agar tertib dan
terartur pada tempat penyimpanan
4. Rak
Sortir
Rak
sortir berguna untuk memisahkan surat yang diterima,diproses,dikirim,disimpan
kedalam folder masing-masing
5. Kartu
Indek
Kartu
indek adalah kartu yang digunakan sebagai alat bantu untuk memudahkan
penemuan kembali arsip.
Dengan
kartu indek ini arsip dapat dengan mudah dtemukan kembali dengan cepat perlu
melakukan kegiatan dan tindakan sebagai berikut :
1.
Memeriksa tanda pelepas
2.
Membaca warkat
3.
Memberi kode
4.
Pembuatan lembaran nunjuk silang
5.
Pembuatan flow up slip
6.
Routing slip (lembaran beredar)
7.
Klasifikasi
8. Penyimpanan
warkat
